一些企业和组织相继都在自己的网站设立了论坛、BBS公告等多种非正式的沟通渠道。在这些渠道当中,组织成员的沟通一般是在身份隐蔽的前提下进行的。所以,这些沟通信息能够较为真实的反映组织成员的一些思想情感和想法。对于组织领导者来说,掌握了解这些信息资料对他们日后的管理沟通也是大有裨益的。
再次,企业还应注重组织沟通反馈机制的建立。没有反馈的沟通不是一个完整的沟通,完整的沟通必然具备完善的反馈机制。否则,沟通的效果会大大降低。但是目前很多组织却没有重视到沟通反馈的作用,所以这应该引起组织沟通者的重视。
反馈机制的建立首先应从信息发送者入手。信息发送者在传递信息后应该通过提问以及鼓励接收者积极反馈来取得反馈信息。另外,信息传送者也应仔细观察对方的反应或行动以间接获取反馈信息。因为反馈可以是有意的,也可以是无意的。所以,信息接受者不自觉流露出的震惊、兴奋等表情,都是反馈信息的重要组成部分。作为信息接受者,在沟通反馈中实际上处于主体地位。但他们往往会因为信息发送者(通常是上级管理者)的权力威慑,而不能客观准确的做出信息反馈。这就需要接受者端正沟通心态,以实事求是的态度对待信息沟通尤其是信息反馈。信息发送者也应积极接受接收者的反馈信息,使得组织沟通成为真正意义上的双向沟通。
最后,企业要注重组织沟通环境的改善。不难理解,组织沟通总是在一定环境下进行的,沟通的环境是影响组织沟通的一个重要因素。这种环境包括组织的整体状况,组织中人际关系的和谐程度,组织文化氛围和民主气氛、领导者的行为风格等。
组织中和谐的人际关系是优化沟通环境的前提。平时组织领导者可以多开展一些群体活动(球赛、观看演出、聚餐等),鼓励工作中员工之间的相互交流、协作,强化组织成员的团队协作意识。这些措施一定程度上都能起到促进人际关系和谐的作用。另外,组织成员之间也应相互尊重差异,促进相互理解,在此前提下的人际沟通也将会更有效的改善人际关系。
组织中民主的文化氛围和科学的领导者作风是良好的沟通环境的核心要素。所以,组织者应致力于营造一种民主的组织氛围,组织领导者也应适当的改善自己领导风格和水平。在这个方面,美国企业的一些做法是值得推崇的。在这些企业管理人员办公室的门总是敞开的,随时欢迎下属来沟通情况,交换想法。同时他们还在组织内部设立了奖励基金,奖励那些善于提出自己的想法和意见并有利于组织发展的成员。与此同时,在领导方式上,他们善于充分发挥管理者非权力性影响力的作用,凭借自身的人格魅力去领导人,而不是权力去领导人。并且他们善于和组织成员进行私人性的沟通,准确、全面地了解组织成员的思想感情,为组织的管理沟通打好了良好的基础。
当然,组织的沟通环境还包括地理环境的因素。当组织采用会议沟通时,会议地点选在非常正式的会议室与选在一个风景旅游区相比,其沟通效果是大不一样的。世界著名GE公司前CEO杰克·伟尔奇在他的自传中曾提到,在他上任开始,为了更好的与他的领导班子交流以创造出新的工作氛围,他邀请了14位高层管理人员到Laurel Valley静养了两天。最后他们在那里的交流达到了预想的效果。所以,组织沟通者应根据具体的沟通需求来选择恰当的沟通场所。如果,沟通者需要传达某项执行决议或上层决策时,最好选择比较正式的场所,以增强信息的传递和执行效果。而沟通者若是要与组织成员协商、讨论某个难以达成共识的问题,或交流私人感情时,最好选择气氛比较轻松的环境场所。这样便于沟通的顺利进行,同时也可以有效地避免沟通僵局的形成。
组织沟通既是一门涉及心理学、管理学和行为科学多学科的边缘科学,同时又是一门工作和生活的艺术。它建立于社会人际沟通基础之上,却又并非人际沟通的简单叠加。所以,有效改善组织沟通不仅需有科学理论的指导,更多的则是靠组织管理者和成员在日常工作和生活中不断的探索和实践。这样,组织的沟通必定会得以改善,沟通艺术的真谛也必将会得以领会。